Etický kodex společnosti NTD group a.s.
Úvodem
Etický kodex (dále jen „Kodex“) skupiny NTD (dále jen NTD) stanovuje zásady dodržování právních a etických norem a vnitřní předpisů NTD, které se očekává od všech zaměstnanců NTD, zejména pak od vedoucích zaměstnanců a statutárních zástupců (dále jen „zaměstnanci). Tyto zásady jsou pro zaměstnance závazné, jejich porušení se považuje za závažné porušení pracovní kázně a bude se řešit v souladu s platnými pracovněprávními předpisy. Zaměstnanci NTD dbají na to, aby tyto zásady byly přiměřeně dodržovány také ze strany obchodních partnerů NTD (dále jen „Partneři).
Pro účely Kodexu zahrnuje skupina NTD následující společnosti:
- NTD group a.s., Jateční 192/32, 400 01 Ústí nad Labem, zapsanou u KS v Ústí nad Labem, oddíl B, vložka 1169
- NTD s.r.o., Jateční 192/32, 400 01 Ústí nad Labem, zapsanou u KS v Ústí nad Labem, oddíl C, vložka 4227
- KABELCOM spol. s r.o., Jateční 192/32, 400 01 Ústí nad Labem, zapsanou u KS v Ústí nad Labem, oddíl C, vložka 11270
Základní zásady
1. Zaměstnanec bude vykonávat činnosti v souladu se svým pracovním zařazením a zhostí se svých povinností čestně a svědomitě, v dobré víře a v nejlepším zájmu firmy.
2. Zaměstnanec bude jednat odpovědně a korektně se zákazníky, dodavateli a s dalšími osobami, s nimiž je firma v obchodních vztazích. Stejně bude postupovat ve vztazích vůči ostatním zaměstnancům firmy.
3. Zaměstnanec si je vědom skutečnosti, že postavení firmy a jeho odměna závisí na uspokojení potřeb zákazníka a bude proto veškerou svou činností usilovat o jeho spokojenost.
4. S lidmi bude jednat zdvořile a s úctou, bez ohledu na rasu, politické přesvědčení nebo náboženské vyznání, věk, národnost či jiná kritéria.
5. Zaměstnanec bude pomáhat vytvářet atmosféru vzájemné důvěry, úcty a spolupráce a na svém pracovišti bude prosazovat ovzduší profesionální práce.
6. Zaměstnanci a Partneři nebudou tolerovat jakoukoli formu trestné či neetické činnosti, která by mohla být NTD přičítána. Taková činnost by byla v rozporu se zájmy NTD a je nepřípustná.
7. Zaměstnanci a Partneři jsou povinni řídit se pravidly protikorupční politiky a pravidly sjednávání zakázek NTD.
8. Zaměstnanec ručí za to, že veškerá činnost, kterou vykonává z pověření firmy bude v souladu s obecně závaznými právními předpisy, obchodními zvyklostmi, platnými technickými a technologickými předpisy, předpisy na ochranu životního prostředí a normami bezpečnosti práce a ochrany zdraví při práci a vnitřními předpisy NTD.
Sjednávání zakázek
1. Patří-li k povinnostem zaměstnance sjednávání nových zakázek, je nezbytné vyžádat si v případě jakýchkoliv pochybností dostatečné reference o Partnerovi, aby bylo zajištěno, že se NTD nebude podílet na nevýhodné nebo protiprávní zakázce.
2. Zaměstnanec seznámí Partnera s pravidly protikorupční politiky a pravidly sjednávání zakázek NTD uvedenými v Kodexu s tím, že dodržování těchto pravidel vyžaduje NTD i od svých Partnerů.
3. Při účasti ve veřejných zakázkách je zaměstnanec povinen jednat tak, aby jeho jednání nebylo v rozporu se soutěžním nebo trestním právem, zejména se zákonem o zadávání veřejných zakázek:
· zaměstnanec jedná o parametrech veřejné zakázky před zahájením zadávacího řízení se zadavatelem pouze tehdy, je-li zadavatelem vyzván, a to pouze v rámci tzv. předběžné tržní konzultace, přitom vždy upozorní zadavatele na povinnost dokumentace předběžné tržní konzultace na straně zadavatele,
· v rámci předběžné tržní konzultace zaměstnanec poskytuje pouze takové informace, které nemohou vést k narušení hospodářské soutěže, porušení zákazu diskriminace či transparentnosti,
· zaměstnanec poskytuje zadavateli pravdivé a nezkreslené údaje a nezamlčují skutečnosti, které by mohly vést k získání neoprávněné konkurenční výhody,
· zaměstnanec nesmí s Partnery uzavírat dohody o cenách či jiné dohody zakázané soutěžním právem, které by mohly narušit soutěž, například dohody o neúčasti v soutěži,
· zaměstnanec se zdrží takového jednání, které by mohlo být vykládáno jako poskytnutí či přislíbení neoprávněné výhody v souvislosti s veřejnou zakázkou.
4. Nabude-li zaměstnanec podezření z možného porušení uvedených pravidel sjednávání zakázek, je povinen nahlásit toto podezření statutárnímu orgánu NTD.
Protikorupční politika
Protikorupční politika má za cíl mimo jiné předcházet vzniku správní či trestní odpovědnosti NTD, z uvedeného důvodu je vyžadováno dodržování níže uvedených pravidel.
1. Zaměstnanec neposkytne přímo či nepřímo úplatek, mimořádnou provizí, dar (to neplatí pro běžné obchodní dárky opatřené jménem či logem NTD) nebo jinou výhodu žádným Partnerům.
2. Zaměstnanec se přímo nebo nepřímo nezapojí do žádné činnosti, která by mohla být vykládána jako vyhledávání nebo vymáhání úplatků, mimořádných provizí nebo jiných výhod od stávajících nebo potencionálních Partnerů.
3. Zaměstnanec nesmí od Partnerů, kteří mají s firmou obchodní vztah nebo kteří o obchodní vztah s firmou usilují, a stejně tak od konkurentů, přijímat dárky nebo jiné výhody.
4. Zaměstnanec neumožní jinému, aby jménem NTD prováděl činnosti, které by mohly být vyhodnoceny jako korupční jednání.
5. Nabude-li zaměstnanec podezření na možné korupčního jednání, je povinen nahlásit toto podezření statutárnímu orgánu NTD.
6. NTD nebude tolerovat korupční jednání a je připravena je aktivně řešit v souladu s příslušnými právními předpisy.
7. Vedoucí zaměstnanci NTD jsou povinni předcházet vzniku korupčního jednání a monitorovat rizika korupčního jednání, případně podněty k omezení rizik jsou povinni oznámit statutárnímu orgánu NTD.
Konflikt zájmů
1. Zaměstnanec se nebude přímo ani nepřímo zabývat činností, která by vedla ke konfliktu zájmů jeho se zájmy NTD.
2. Zaměstnanec neprodleně uvědomí svého nadřízeného o všech potencionálních konfliktech zájmů včetně těch, do nichž se dostal bez vlastního zavinění nebo v důsledku osobních vztahů k Partnerům nebo konkurentům.
3. Zaměstnanec nebude dosahovat svého osobního finančního prospěchu ani jiných výhod na úkor firmy, nebo jejích Partnerů. K takovémuto osobnímu obohacení nebo zvýhodnění nevyužije důvěrných informací a ani tyto důvěrné informace nepostoupí dál.
4. Zaměstnanec se vyvaruje případů, kdy by mohl být osobně či finančně zainteresován v záležitosti Partnerů.
5. Pro svůj osobní zisk nebo prospěch zaměstnanec nevyužije znalostí, jež náleží firmě.
6. Zaměstnanec nesmí být ovlivněn přátelstvím ani partnerstvím, ať uspokojuje požadavky Partnera nebo doporučuje, aby nebyly tyto požadavky uspokojeny. Stejná zásada platí i v situaci, kdy vztahy zaměstnance s Partnerem nejsou dobré.
7. Ve své pracovní době ve firmě se bude zaměstnanec věnovat výlučně záležitostem firmy.
8. Mimo pracovní dobu se zaměstnanec nebude zabývat žádnou výdělečnou činností, která by vyžadovala nepřiměřené množství času a připravovala tak firmu o nejlepší možný pracovní výkon zaměstnance při plnění jeho povinností vůči firmě.
9. Zaměstnanec nepřijme bez předchozího souhlasu příslušného vedoucího pracovníka firmy žádné funkce v jiných podnikatelských subjektech.
Úplnost dokladů a jednotnost informování.
Spolehlivost účetních, statistických a jiných dokladů je důležitým prvkem zajištění funkčnosti a bezúhonnosti firmy.
1. Zaměstnanec zajistí v rámci své kompetence úplnost, přesnost a celistvost účetního, informačního a výkazového systému.
2. Zaměstnanec bude sestavovat a vést informace v souladu s příslušnými interními předpisy, příkazy a metodickými pokyny firmy.
3. Zaměstnanec neuvede vědomě v omyl další zaměstnance, Partnery, kontrolní orgány či širokou veřejnost tím, že by učinil nepravdivé nebo zavádějící prohlášení nebo, že by zamlčel příslušnou informaci
Důvěrná informace, ochrana osobních údajů
1. Zaměstnanec zachová důvěrnou informaci o vztazích a jednáních vedených mezi firmou a jejími Partnery.
2. Zaměstnanec nevyužije důvěrnou informaci ani se nebude podílet na předávání důvěrné informace, jež není určena veřejnosti, a která by mohla ovlivnit dobré jméno firmy.
3. Zaměstnanec bude chránit a držet v tajnosti vnitřní záležitosti firmy. Firemní dokumenty a informace, které nejsou zcela zjevně určeny ke zveřejnění, musí zaměstnanci na všech úrovních bedlivě střežit.
4. Všichni zaměstnanci jsou povinni ochraňovat osobní údaje ostatních zaměstnanců, případně Partnerů. Způsob ochrany je popsán ve vnitřním předpisu NTD.
Zneužití postavení
1. Pro svou vlastní potřebu a prospěch si zaměstnanec nepřivlastní žádné finanční prostředky, zdroje nebo majetek firmy či jejich zákazníků a vědomě nepřispěje k tomu, aby tak učinil někdo jiný.
2. Zaměstnanec nevyužije dobrého jména firmy a její pověsti k prosazování svých vlastních zájmů nebo názorů.
3. Zaměstnanec nesmí využít svého postavení, které ve firmě zaujímá k tomu, aby jemu či osobě blízké poskytla NTD či kdokoliv jiný přednostní výhody.
Povinnost podávat hlášení
1. Má-li zaměstnanec podezření na porušení Kodexu, je povinen tuto skutečnost hlásit přímému nadřízenému.
2. V případě podezření na porušení pravidel protikorupční politiky či pravidel pro sjednávání zakázek je navíc povinen hlásit takové podezření přímo statutárnímu orgánu NTD.
3. Hlášení jsou přísně důvěrná a oznamovatel nebude v souvislosti se svým jednáním nijak postižen, znevýhodněn či vystaven nátlaku
4. Statutární orgán je povinen podezření na porušení pravidel protikorupční politiky či pravidel pro sjednávání zakázek prověřit a je-li to možné, pak jednání porušující uvedená pravidla překazit. Není-li možné takové jednání překazit, je povinen, je-li podezření důvodné, oznámit toto podezření Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže, v případě trestního jednání orgánům činným v trestním řízení.
5. Zaměstnanec, který podezření na porušení Kodexu oznámil má právo na seznámení s výsledky prověření nahlášeného porušení.
Zveřejnění a závazek k dodržování kodexu
1. Kodex je přístupný zaměstnancům na serveru NTD a je též vyvěšen na nástěnkách v objektu NTD.
2. Kodex je zveřejněn na webových stránkách NTD.
3. NTD upozorňuje Partnery na existenci Kodexu a závazku jeho dodržování, a to zejména v obchodní korespondenci a ve vhodných případech též ve smlouvách či jiných listinách.
4. S Kodexem je prokazatelně seznámen každý nově přijímaný zaměstnanec v rámci uzavírání pracovního poměru, současně je upozorněn, že porušení pravidel uvedených v Kodexu může vést až k rozvázání pracovního poměru.
5. S pravidly uvedenými v Kodexu je nejméně 1x ročně prokazatelně znovu seznámen každý zaměstnanec NTD.
